Client Representation Letter [Surat Pernyataan Langganan]

 A. PENGERTIAN CLIENT REPRESENTATION LETTER

Dalam suatu general audit/financial audit (pemeriksaan umum), akuntan public pada akhir pemeriksaannya harus mengeluarkan laporan akuntan public yang terdiri dari pendapat auditor (auditor’s opinion) mengenai kewajaran laporan keuangan klien dan laporan keuangan yang telah diaudit, yang merupakan tanggung jawab manajemen (klien).
Namun demikian, sebelum laporan audit diserahkan kepada klien, auditor harus meminta surat pernyataan langganan (client representation letter), dan klien harus memberikannya.
Tanggal surat pernyataan langganan harus sama dengan tanggal tanggal selesainya pemeriksaan lapangan (audit field work) dan tanggal laporan akuntan public.
Tanggal tersebut menunjukkan sampai batas waktu mana auditor harus menjelaskan hal-hal atau kejadian penting sesudah tanggal neraca.

Surat pernyataan langganan tersebut harus ditandatangani pejabat perusahaan (klien) yang berwenang, biasanya Direktur Keuangan dan Akuntansi atau Direktur Utama dan ditik diatas kop surat klien, walaupun konsep surat tersebut disiapkan oleh kantor akuntan public.
Jadi, surat pernyataan langganan surat yang dibuat oleh klien, ditujukan kepada kantor akuntan public, yang berisi pernyataan mengenai beberapa hal yang penting, antara lain :
1. Bahwa manajemen menyadari, merekalah yang bertanggung jawab terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan perusahaan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia (Standar Akuntansi Keuangan).
2. Bahwa semua data, catatan akuntansi, notulen rapat direksi dan pemegang saham serta informasi-informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan audit, seluruhnya sudah diperlihatkan kepada akuntan public dan tidak ada yang disembunyikan.
3. Penjelasan mengenai pos-pos laporan keuangan, misalnya :
o Piutang yang disajikan di neraca semuanya bisa tertagih atau sudah dibuatkan penyisihan yang cukup untuk piutang yang diragukan bisa tertagih.
o Aktiva tetap yang tercantum di neraca semuanya merupakan milik perusahaan dan dicatat berdasarkan harga perolehannya.
o Hutang yang tercantum di neraca betul-betul merupakan kewajiban perusahaan dan tidak ada hutang atau kewajiban kepada pihak ketiga yang belum dicantumkan di neraca.
4. Menyatakan ada atau tidaknya aktiva perusahaan yang dijadikan jaminan atas kredit yang diperoleh dari bank. Jika ada aktiva yang dijadikan jaminan, harus dijelaskan aktiva apa saja yang dijaminkan dan dijaminkan kepada siapa.
5. Menyatakan ada atau tidaknya kewajiban bersyarat (contingent liability) per tanggal neraca. Kalau ada harus dijelaskan dalam bentuk apa.
Contingent liability adalah kewajiban perusahaan kepada pihak ketiga yang mungkin terjadi, mungkin juga tidak terjadi, tergantung pada kejadian di periode yang akan datang.
Contingent liability bisa berasal dari pendiskontoan wesel tagih atau jika ada tuntutan terhadap perusahaan di pengadilan yang pada tanggal neraca, belum ada keputusan hukum dari pengadilan tersebut.
6. Menyatakan ada atau tidaknya transaksi-transaksi hubungan istimewa (related party transaction) dengan perusahaan induk ( holding company) atau perusahaan afiliasi.
Jika ada hubungan transaksi istimewa, misalnya dalam bentuk pembelian atau penjualan barang dagangan antar perusahaan dalam satu group, maka harus dinyatakan bahwa transaksi tersebut dilakukan dengan harga pasar yang wajar (arms length transactions), dan harus dijelaskan juga berapa jumlah transaksi tersebut.
7. Menyatakan ada atau tidaknya kejadian penting sesudah tanggal neraca yang mempunyai pengaruh yang penting atau material terhadap kewajaran laporan keuangan, misalnya terjadinya kebakaran sesudah tanggal neraca namun sebelum laporan akuntan diterbitkan.
B. KEGUNAAN CLIENT REPRESENTATION LETTER
Manfaat client representation letter bagi kantor akuntan public sangat besar sekali. Misalnya jika ternyata klien tidak mencatat transaksi perusahaan secara keseluruhan atau ada bukti-bukti yang disembunyikan/tidak diperlihatkan kepada kantor akuntan, sehingga ada pihak-pihak yang menggunakan laporan keuangan klien dan merasa dirugikan lalu mengajukan tuntutan kepada akuntan public di pengadilan. Dalam hal ini akuntan public dapat menunjukkan surat pernyataan langganan tersebut sebagai bukti di pengadilan, sehingga tidak bisa disalahkan.
Jika akuntan public tidak memiliki surat pernyataan langganan, maka ia bisa disalahkaan di pengadilan dan harus membayar ganti rugi atau dicabut izin prakteknya oleh Menteri Keuangan jika terbukti lalai dalam melakukan pemeriksaannya sehingga merugikan pihak lain.
C. ISI DARI CLIENT REPRESENTATION LETTER
Ikatan Akuntan Indonesia menyatakan dalam Standar Profesional Akuntan Public (PSA No. 17), bahwa surat pernyataan langganan (representasi tertulis) umumnya meliputi hal-hal berikut, jika dimungkinkan :
a. Pengakuan manajemen mengenai tanggung jawabnya untuk menyajikan laporan keuangan secara wajar, posisi keuangan, hasil usaha, perubahan ekuitas, dan arus kas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia atau basis akuntansi komprehensif selain prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia.
b. Tersedianya catatan keuangan dan data yang berkaitan.
c. Kelengkapan dan tersedianya semua notulen rapat pemegang saham, direksi dan dewan komisaris.
d. Tidak terdapat kesalahan dalam laporan keuangan dan transaksi yang tidak tercatat.
e. Informasi mengenai transaksi antar pihak yang memiliki hubungan istimewa dan piutang atau utang antar pihak yang memiliki hubungan istimewa.
f. Ketidakpatuhan dengan pasal-pasal perjanjian kontrak yang mungkin berdampak terhadap laporan keuangan.
g. Informasi mengenai peristiwa kemudian.
h. Ketidakberesan yang melibatkan manajemen dan karyawan.
i. Komunikasi dari instansi pemerintah mengenai ketidakpatuhan terhadap atau kelemahan dalam praktik laporan keuangan.
j. Rencana atau maksud yang mungkin akan mempengaruhi nilai atau klasifikasi aktiva atau kewajiban.
k. Pengungkapan saldo kompensasi atau perjanjian yang menyangkut pembatasan terhadap saldo kas, dan pengungkapan line-of-credit atau perjanjian yang serupa.
l. Pengurangan kelebihan atau keusangan persediaan menjadi nilai yang dapat direalisasikan.
m. Rugi dari komitmen penjualan.
n. Hak atas aktiva, hak gadai atas aktiva, dan aktiva yang dijaminkan.
o. Perjanjian untuk membeli kembali aktiva yang sebelumnya dijual.
p. Rugi dari komitmen pembelian untuk jumlah persediaan yang melebihi kebutuhan atau pada harga diatas harga pasar.
q. Pelanggaran atau kemungkinan pelanggaran hukum atau peraturan yang dampaknya harus dipertimbangkan untuk diungkapkan dalam laporan keuangan atau sebagai dasar untuk mencatat rugi bersyarat.
r. Kewajiban lain dan laba atau rugi bersyarat yang harus diungkapkan.
s. Tuntutan yang tidak diungkapkan meskipun telah diberitahukan kemungkinannya oleh penasehat hukum klien.
t. Hak atau perjanjian pembelian kembali saham perusahaan atau modal saham yang disisihkan untuk hak pembelian saham, warrant, konversi, atau persyaratan lainnya.