Proses Komunikasi Dan Hambatannya [RMK2]

A.    Unsur-unsur komunikasi

Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis;atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan.

Komunikasi meliputi 5 unsur, kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni :

1. Komunikator = who (communicator, source, sender)

2. Pesan = says what (message)

3. Media = in which channel (channel, media)

4. Komunikan = to whom (communicant, communicatee, reciever, recipient)

5. Efek (effect, impact, influence)

1.      Penjelasan Unsur Utama Komunikasi:
Sumber: sebagai pengirim informasi/pesan/gagasan, sering juga disebut komunikator, source, sender, atau encoder.

2.      Pesan: sesuatu berupa pengetahuan, hiburan, informasi, nasehat, atau propaganda yang disampaikan pengirim kepada penerima, sering juga disebut message, content atau information.

3.      Saluran komunikasi terdiri atas komunikasi (lisan, tertulis dan elektronik). Media (alat atau sarana yang digunakan memindahkan pesan)-Media Cetak dan Media Elektronik.

4.      Penerima: pihak yang menjadi sasaran pesan, sering disebut khalayak, sasaran, komunikan, audiens atau receiver.

5.      Umpan Balik: respon atau reaksi yang diberikan oleh penerima, dapat berupa data, pendapat, komentator atau saran.

6.      Efek: pengaruh atau adanya perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan, dapat dalam bentuk pengetahuan, sikap dan perilaku.

7.      Lingkungan: situasi atau faktor-faktor yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi, dalam bentuk lingk. fisik/jarak, sosial budaya, psikologi dan dimensi waktu (pagi, siang, malam, atau dikaitkan dengan musim).

B.     Media-media komunikasi

Ada tiga jenis media yang digunakan dalam komunikasi yaitu :

1.      Media Tradisional yang meliputi:

·         Media lisan

·         Media tulis

2.      Media Elektronik

·         Media lisan

·         Media tulis

Media Lisan adalah media yang terdiri dari percakapan langsung bertatap muka, pidato, presentasi dan rapat.

Keunggulan media lisan:

·         Media lisan menyediakan umpan balik dengan segera

·         Media lisan memungkinkan terjadinya kenyamanan berinteraksi

·         Media lisan meliputi berbagai isyarat nonverbal (baik isyarat fisik maupun perubahan nada suara).

·         Media lisan memungkinkan Anda mengekspresikan emosi di balik pesan Anda.

Media lisan tradisional berguna untuk mendorong orang bertanya, memberikan komentar dan bekerja sama untuk mencapai sebuah konsensus atau keputusan.

Kelemahan media lisan:

·         Media lisan membatasi partisipasi bagi mereka yang hadir secara fisik

·         Media lisan tidak menyediakan rekaman komunikasi yang permanen dan dapat dibuktikan, tanpa alat perekam tertentu.

·         Media lisan mengurangi kendali komunikator pada pesan

·     Media lisan sering kali mengabaikan kemungkinan untuk memperbaiki atau mengedit kata-kata yang Anda ucapkan.

Media Tulis adalah pesan-pesan tertulis yang memiliki banyak bentuk seperti: memo, surat dan laporan tradisional. 

Memo digunakan untuk pertukaran informasi rutin sehari-hari dalam suatu organisasi, yang bersifat kurang pribadi bila dibandingkan dengan surat (karena terbuka). 

Surat merupakan pesan tertulis yang dikirimkan kepada para penerima di luar organisasi sehingga selain berfungsi untuk menyampaikan pesan tertulis, surat juga mempunyai fungsi penting sebagai hubungan masyarakat dalam membantu mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan para pelanggan, pemasok dan pihak-pihak lain.

Keunggulan media tulis:

·         Media tulis memungkinkan Anda untuk membuat rencana dan mengendalikan pesan Anda.

·         Media tulis bersifat permanent dan dapat diverifikasi

·         Media tulis membantu Anda menjangkau seorang penerima yang jauh secara geografis.

·         Media tulis meminimkan distorsi yang ada pada pesan-pesan lisan

·         Media tulis dapat digunakan untuk menghindari interaksi dengan segera.

·         Media tulis meredam setiap komponen emosional yang tidak pantas.

Kelemahan media tulis:

·         Banyak media tulis tidak kondusif untuk umpan balik yang cepat

·         Media tulis kekurangan isyarat nonverbal dibanding media lisan.

·         Media tulis membutuhkan waktu yang lama

·         Media tulis membutuhkan sumber daya yang banyak untuk membuat dan mendistribusikannya.

·         Media tulis membutuhkan keterampilan khusus dalam persiapan dan memproduksinya.

Media Elektronik

            Media elektronik dapat berupa: e-mail, telephone, videotape, faks, voice mail, pesan instant, situs web dan banyak lagi. Media elektronik dapat memberi impresi yang lebih kuat pada para penyelia, pelanggan, investor, atau para penerima penting lainnya. Media elektronik dapat meningkatkan kesenangan dan daya tarik visual dengan animasi computer, video, bahkan dengan musik.

Kelebihan media elektronik:

·         Dapat mengirim pesan dengan cepat

·         Menjangkau banyak penerima yang secara fisik berada jauh dari pengirim

·         Menjangkau penerima yang tersebar secara pribadi

·         Menawarkan kekuatan format multi media yang persuasive

·         Dapat meningkatkan akses dan keterbukaan dalam organisasi.

Kelemahan Media Elektronik

·         Bila digunakan kurang hati-hati dapat menciptakan konflik

·         Dengan mudah dapat digunakan secara berlebihan

·         Tidak memiliki privacy

·         Dapat mengeringkan produktivitas karyawan

C.    Hambatan dalam berkomunikasi

Hambatan komunikasi pada umumnya mempunyai dua sifat berikut ini :

a.       Hambatan yangbersifat objektif, yaitu hambatan terhadap proses komunikasi yang tidak disengaja dibuat oleh pihak lain tetapi lebih disebabkan oleh keadaan yang tidak menguntungkan. Misalnya karena cuaca, kebisingan kalau komunikasi di tempat ramai, waktu yang tidak tepat, penggunaan media yang keliru, ataupun karena tidak kesamaan atau tidak “in tune” dari frame of reference dan field of reference antara komunikator dengan komunikan.

b.      Hambatan yang bersifat subjektif, yaitu hambatan yang sengaja di buat orang lain sebagai upaya penentangan, misalnya pertentangan kepentingan, prasangka, tamak, iri hati, apatisme, dan mencemoohkan komunikasi.

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:

1.      Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan.

2.      Hambatan Semantik 

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.

3.      Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

D.    Istilah-istilah dalam komunikasi bisnis

Affiliate: Sebuah sistem atau program kerjasama yang saling menguntungkan antara pemilik produk / jasa dan pemasar produk / jasa yang bisa dijalankan baik lewat cara membeli produk / jasa maupun tanpa membeli produk / jasa dari si pemilik program affiliate tersebut.

Affiliate Marketer: Seseorang yang bekerja dengan cara menjual maupun menawarkan produk / jasa milik orang lain / badan usaha lain dengan mendapatkan penawaran komisi maupun hak bagi hasil.

Affiliate Product: Suatu produk / jasa yang dijual dengan disertai penawaran program kerjasama yang memiliki keuntungan hak bagi hasil maupun hak untuk mendapatkan komisi.

Affiliate Program: Program penawaran kerjasama yang dibuat oleh pemilik produk / jasa dengan keuntungan yang sangat tinggi untuk tujuan peningkatan daya jual suatu produk / jasa yang dimilikinya.

Affiliate Marketing: Suatu teknik, strategi atau cara-cara untuk memasarkan & menjual produk / jasa orang lain supaya mampu laku dipasaran serta mampu meningkatkan daya & nilai jual yang sangat tinggi terhadap produk / jasa yang sedang ditawarkan.

Affiliate Item: Macam-macam produk / jasa yang memiliki program affiliate.